個人事業の経費になるもの・ならないもの(家事按分を含む)
経費になりやすい費用
- 仕入れ・材料費・商品の仕入れ代金
- 人件費(従業員への給与・外注費)
- 賃借料(事務所・店舗の家賃)
- 水道光熱費・通信費(事業用)
- 交通費・旅費(営業・打ち合わせのための移動)
- 消耗品費(文具・事務用品)
- 広告宣伝費(広告・チラシ・HP制作)
- 設備の減価償却費
経費になりにくい(ならない)費用
- 生活費: 自宅の家賃・食費・衣料品等(事業と無関係な支出)
- 家族への生活支援: 配偶者・子どもの生活費(事業に直接関与しない場合)
- 所得税・住民税: 税金自体は経費にならない
- 資本的支出: 取得価額が高い設備等は、経費ではなく減価償却または少額減価償却・一括償却の対象
家事按分(かじあんぶん)
自宅の一部を事務所として使う場合、住居費・通信費・水道光熱費等を、事業用の割合で経費に計上すること(家事按分)が認められる場合があります。
- 使用面積・使用時間等から、事業用の割合を合理的に算定する
- 割合を基に、費用を按分して経費に計上する
- 割合の計算根拠を資料として保存する
交際費・接待費
取引先との接待等は、事業の目的に合致する範囲で経費に計上できます。ただし、青色申告であっても、家族との飲食・個人的な飲食は経費になりません。領収書に参加者の氏名・目的をメモしておくと、後日の説明がしやすくなります。
領収書がない場合
出金したが領収書がない場合でも、支出の事実が合理的に説明できる場合には、出金伝票(日付・内容・金額・相手先)を記載して経費に計上する方法があります。ただし、出金伝票だけでは説明が不十分な場合は、指摘を受ける可能性があるため、資料をできる限り整えることが大切です。
経費の記載で注意すべきこと
「生活費の混在」「家族の分を事業経費に含める」「用途の不明瞭な支出」は、申告の際に指摘を受けやすいポイントです。支出の内容・目的を明確にする習慣をつけましょう。
制度の詳細は、国税庁の青色申告・白色申告の案内でご確認ください。
経費の区分で迷いやすい支出の整理
実務で判断が分かれやすいのは、事業用と生活用の境界に近い支出です。代表例ごとに考え方を整理しておきます。
- 携帯電話・インターネット回線: 事業で使う割合を見積もって家事按分するのが基本です。契約名義や支払元が生活用と同じでも、使用実態に応じた按分は認められます。通話明細や利用時間の記録など、割合の算定根拠となる資料は保管しておきましょう。
- 自宅を事務所にしている場合の固定資産税・保険料: 按分の考え方が定まっていない費用もあります。迷う場合は、使用面積の割合を基礎にする方法が第三者にも説明しやすいでしょう。
- 備品・機器の購入: 取得価額が10万円未満なら消耗品費として処理できるほか、青色申告事業者であれば20万円未満の少額減価償却資産の特例や一括償却の制度を活用できる場合があります。一括で経費にするか複数年で償却するかは、その年の損益バランスも踏まえて決めます。
- 開業前の支出: 開業に向けて支出した調査費・契約費などは、開業費として扱う道があります。一括で経費計上できるケースと繰延処理が必要なケースに分かれるため、金額が大きいときは処理方法を先に確認しておくと安心です。
判断に迷ったときの出発点
「その支出が売上を得るために必要だったか」を、第三者にも説明できる形で残すことです。用途が二重に考えられる支出は、按分の根拠をメモして帳簿と一緒に保存しておけば、後日の照会にも慌てずに対応できます。
記帳と証憑管理の実務
経費の計上可否と同じくらい重要なのが、計上した経費を後から説明できる状態に保つことです。日常の運用として次の点を押さえておくと、確定申告の時期の作業も安定します。
- 支出のたびに記帳する: 月末にまとめる方式は記憶ベースの誤りが起きやすく、按分の割合も後付けになりがちです。出金の都度、日付・相手先・内容・金額・用途を記録します。
- 証憑は日付順に整理する: レシートや領収書は封筒・データの別で分けて保存します。スキャンして保存する場合は電子帳簿保存法の要件を確認しておきましょう。
- 按分の根拠を年度ごとに見直す: 面積や使用時間の状況は変化します。事業の拡大で自宅の使われ方が変わった場合は、前年と同じ割合を無条件に使わず、根拠を更新します。
- 口座を分ける: 事業用と生活用の口座や支払い手段を分けるだけで、経費の切り分けミスは大幅に減ります。混在が避けられない場合でも、振替の記録を残して追跡できるようにします。
記帳の水準を上げることは、青色申告の特別控除を受けるための体制づくりにもつながります。複式簿記での記帳や電子帳簿の保存は、手間の割に申告精度と節税の両方に効く部分です。
よくある質問
Q. 光熱費や通信費は全額経費にできますか?
A. 生活と共用の費用を全額計上するのは難しいのが実情です。使用面積・使用時間などから事業用の割合を算定し、按分して計上するのが一般的です。割合の算定根拠をメモして残しておくと、後の説明がしやすくなります。
Q. 領収書を紛失した支出は、すべて出金伝票で処理できますか?
A. 少額の支出であれば出金伝票による処理が認められる場合がありますが、本来入手すべきだった証憑を入手していない状態が続くと、経費全体の信頼性に関わります。紛失した際は、コピーの再発行や振込記録・クレジット明細など、支出を裏付ける別の資料を探すことを先に検討しましょう。
Q. 家族を手伝わせていますが、その分の支払いは経費になりますか?
A. 青色申告事業者であれば青色事業専従者給与、白色申告事業者であれば白色事業専従者給与の制度の対象になり得ます。いずれも支払いの実態(実際に従事していること、水準の合理性)が前提となるため、従事内容と支払額の記録を残しておきましょう。
Q. 10万円を超える備品は買った年に経費にできませんか?
A. 取得価額が10万円以上の資産は原則として減価償却の対象です。ただし、少額減価償却や一括償却といった制度を使える場合があり、青色申告事業者の少額減価償却には適用額の上限が設けられています。自分の申告形態での扱いは、国税庁の案内や税理士に確認してから処理しましょう。
経費の整理は、確定申告の直前に慌てて仕分けするより、日々の記録と証憑の保存を習慣化するほうが確実です。迷った支出はその都度メモを残し、申告前にまとめて見直す運用にすれば、判断の根拠も自然と蓄積されていきます。
なお、経費の計上や帳簿の保存に関して指摘を受けた場合は、その指摘内容が事実なのか計算方法の違いなのかを整理してから対応します。指摘への回答に必要な資料は、帳簿と照合して提出することで、誤解に基づく指摘を解消しやすくなります。
Q. 青色申告と白色申告で、認められる経費に違いはありますか?
A. 売上を得るために必要な費用を経費にできるという基本は同じです。違いは主に、複式簿記での記帳義務や、青色事業専従者給与・青色申告特別控除など、青色申告独自の制度の有無にあります。どちらの申告でも共通するのは、支出の目的と証憑をきちんと残すことです。
Q. 取引先に送るお中元や季節の挨拶品は、交際費として経費になりますか?
A. 取引関係の維持を目的とした贈答であれば、交際費としての計上が認められるのが一般的です。ただし、家族や友人に送ったものは事業に関係しない支出として扱われます。宛先と目的を記録しておくことで、区分の説明がしやすくなります。
経費の判断は、一度整理してしまえば次年度以降も同じ流れで対応できます。まずは支出の記録方法と証憑の保存場所を固め、迷いやすい費用の種類だけ判断基準を書き出しておくと、毎年の確定申告の負担は着実に軽くなっていきます。
経費判定の判断フローとセルフチェック
経費にできるか迷ったときは、次の順番で確認すると判断が安定します。
- 売上を得るための支出か: 事業と無関係な生活費・個人的な支出は経費になりません
- 事業用と生活用が混在していないか: 混在する場合は、使用面積・使用時間などから事業用の割合を合理的に算定し、按分して計上します(算定の根拠を資料として保存)
- 領収書・証憑があるか: ない場合は、出金伝票に日付・内容・金額・相手先を記載し、支出の事実を裏付ける資料をできる限り添えます
- 取得価額はいくらか: 高い設備等は一括の経費ではなく、減価償却や少額減価償却・一括償却の対象になります
申告前には、次の項目をセルフチェックしておくと、指摘を受けやすいポイントを減らせます。
- 交際費について、参加者の氏名・目的を記録したか
- 家族・個人の分を事業の経費に含めていないか
- 按分の割合を年度ごとに見直したか(事業の拡大で状況が変わった場合は更新する)
- 事業用と生活用の口座・支払い手段が混在していないか(混在する場合は振替の記録を残す)
経費の基本の考え方
個人事業の経費は、売上を得るために直接必要な費用です。反対に、生活に必要な費用は経費になりません。この区別を正確にすることが、青色申告・白色申告のいずれでも重要です。