電子帳簿保存法の保存ルール(小規模事業者向け整理)

解説 ｜ 公開日: 2026-09-06 ｜ 最終更新: 2026年10月7日

3つの保存区分

1. 電子帳簿等保存: 会計ソフト等で作成した電子データの帳簿・書類(総勘定元帳・仕訳帳等)をそのまま電子保存する
2. スキャナ保存: 紙の請求書・領収書等をスキャナで読み取って電子保存する
3. 電子取引データ保存: 電子取引(メール・EDI・クラウド会計等)で受け取った電子データの請求書等をそのまま保存する

小規模事業者が押さえるべきポイント

• 電子取引データの保存は義務: 電子で受け取った請求書等は、紙に印刷して保存するだけでは原則不可(改正法の経過措置期間が終了したため)。データをそのまま保存する必要がある
• 保存方法の要件: タイムスタンプ・検索性(日付・取引先・金額で検索可能)等の要件がある(要件は簡素化されている)
• 紙の請求書: スキャナ保存をしない限り、紙のまま保存が可能
• 訂正・削除の防止: 事実関係の訂正・削除がなされた場合に、その経緯がわかる記録が要求される(またはタイムスタンプ等)

電子保存の実務の流れ

1. クラウド会計・会計ソフトに電子取引データを保存する(またはフォルダで整理)
2. 保存期間(7年間等)を定める
3. 検索可能なファイル名・フォルダ名で整理する
4. 訂正・削除の記録を残せる仕組み(タイムスタンプ等)を確保する

紙で保存する場合

紙の請求書・領収書は、従来どおり紙で保存できます。ただし、大量の紙の請求書を扱う場合には、スキャナ保存の活用で整理がしやすくなります(スキャナ保存には別途の要件があるため、要件を確認しましょう)。

制度の詳細は、国税庁の電子帳簿保存法に関する案内でご確認ください。

電子取引データの保存要件を具体化する

「電子データを保存する」といっても、何をどの形で残しておけばよいのかを具体的に決めておかないと、いざ税務調査のときに確認が重くなります。ここでは、小規模事業者でも運用しやすい形で、押さえるべき要件を整理します。

1. 検索性の確保: 日付・金額・取引先の3項目で検索できること。ファイル名に「YYYYMMDD_取引先_金額」等のルールを持たせるか、検索機能のあるソフト・クラウドに預ける
2. 関係書類との対応関係: 請求書・見積書・領収書等の間で、どの取引がどの書類に対応するかがわかるように整理する
3. 訂正・削除の記録: 保存したデータを後から直す場合、いつ・誰が・何を直したかがわかる記録を残せる仕組み(ログが残るソフト、タイムスタンプ等)を選ぶ
4. 保存期間の管理: 保存期間は書類の種類によって異なり、例えば主要な帳簿は原則7年、決算関係書類は10年が基準とされています(詳細は国税庁の公式案内でご確認ください)
5. 読み取り環境の維持: フォーマットの都合で後年読めなくなる事態を避け、PDF等の汎用形式での保存やバックアップを組み合わせる

運用の順序としては、まず受け取る経路を点検します。メールの添付・クラウド請求サービス・EDI・Webのダウンロード等、電子データが入り込む経路を洗い出し、それぞれ「どこに保存し、誰が確認し、いつ整理するか」を1枚の社内ルールに落とします。小規模事業者であれば、クラウド会計ソフトにデータを紐付けて保存するか、経理用フォルダを年度別に切って保存するかのどちらかで足りるケースが多く、要件の全体像はシンプルです。難しく見えるのは、要件の把握ではなく運用の継続のほうです。年度末にまとめて整理しようとすると、取引先との確認が重なって間に合わなくなるため、月次で入力・保存を確定させる運用にしておくと負担が平準化します。

なお、保存の形態は帳簿と書類で考え方が少し違う点にも触れておきます。会計ソフトで作成した仕訳帳・総勘定元帳等をデータのまま保存するのが電子帳簿等保存、紙の請求書・領収書をスキャナで読み取って保存するのがスキャナ保存、そして電子取引で受け取ったデータをそのまま保存するのが電子取引データ保存です。小規模事業者が日常的に直面するのは3つ目の「電子取引データ保存」で、ここを先に固めるのが効率的です。残りの2つは、事業の規模と書類の量が増えてきた段階で、無理のない範囲から取り入れていけば足ります。一気にすべてを電子化しようとすると運用が破綻しやすいため、段階的な導入が現実的です。

よくある質問

実務での問い合わせが多い点を、質問と回答で整理します。

メールで受け取った請求書は、添付ファイルだけ残していればよいですか

添付ファイルの請求書データも電子取引データに含まれるため、原則としてデータのまま保存します。ただし、本文中に金額や取引内容が書かれている場合は、本文も取引の記録として意味を持つため、添付ファイルだけを切り出すより、本文を含めてデータで保存しておくほうが確実です。メールソフトの仕様に依存しないよう、PDF等で書き出すか、会計ソフトに添付する形にまとめるのが一般的です。

紙の請求書をスマホで写真に撮って保存すれば、電子保存として使えますか

スマホでの写真撮影は、電子取引データの保存とは別の話です。撮影した画像の取扱いはスキャナ保存の要件とは異なるため、写真だけで保存した場合は、税務調査での確認に使えない恐れがあります。原則としては、紙は紙のままで保存するか、スキャナ保存の要件に沿って電子化するかのどちらかに分けて運用します。安易な写真保存は要件を満たさないことがあるため、注意しましょう。

クラウド会計ソフトを使っていれば、要件はすべてクリアになりますか

検索性・訂正削除の記録・保存環境といった要件をソフト側が担っているケースは多いですが、使い方を誤ると要件を満たせないことがあります。確認したいのは、データの取り込み設定(自動化の有無)、保存期限の契約上の扱い、退会・解約時にデータを取り出せるかの3点です。特に退会後の取り出しは見落としやすい論点なので、サービスの利用規約を確認してから運用を決めましょう。また、ソフトへの取り込み漏れがないよう、月次で「登録件数と受け取ったデータの件数の照合」をしておくと取りこぼしを防げます。

税務調査のとき、実際には何を見られますか

調査では、帳簿・請求書等の保存状況と、取引の検索ができるかどうかが確かめられます。指定された取引をすぐに表示できるかは保存方法の実力が問われる場面です。さらに、電子データと紙の書類が混在している場合は、両者の対応関係が説明できるかも確認されます。普段から「取引番号や日付で辿れる整理」をしておけば、調査当日の負担は大きく減ります。

電子取引を始めたばかりですが、いつから保存すればよいですか

電子取引データの保存義務は、取引を電子で行った時点から発生します。導入を迷っている間にデータが貯まってしまうと、後からの収集は確認作業が膨らみます。契約書の締結・開業直後の申込時点から、受け取ったデータの保存先を決めておくのが安全です。すでに貯まってしまっている場合は、取引先の一覧を作り、データが残っているものから順に保存を確定させていくと整えやすくなります。

保存区分の整理とつまずきやすいポイント

最後に、3つの保存区分を一覧で整理し、実務でつまずきやすいポイントをまとめます。

実務で迷いやすいのは、区分の判定です。原則として「どの経路で受け取ったか」を起点に判断します。電子取引で受け取ったデータを紙に印刷して保管する、逆に紙で受け取ったものを写真撮影だけで済ませる、といった対応は要件を満たさないケースが多いため注意してください。

• 保存先の分散: メールの受信ボックス・ダウンロードフォルダ・個人のPCなどにデータが散在すると、検索できる状態を保てなくなります。「どこに保存し、誰が確認するか」を先に決め、月次で1か所に確定させる運用が安全です
• 訂正・削除の履歴が残らない運用: 上書き保存や場当たり的な削除を重ねると、訂正・削除の経緯を示せなくなります。履歴が残るソフトやタイムスタンプの利用を前提として選びます
• 年度末への先送り: 整理を年度末にまとめると、取引先への確認が重なって間に合わなくなるケースが多いため、月次のタイミングで入力と保存を確定させます